홍익대학교는 디지털 전환의 일환으로, 각종 문서 자료의 효율적인 관리 및 배포를 위해 리프아이티의 e-Book 솔루션인 dePaper Enterprise를 도입하여 운영 중입니다. 이 솔루션은 정보전산원의 주도로 시작되었으며, 입학관리본부, 대학 및 대학원, 학사지원팀, 기획처 등 다양한 부서에서 광범위하게 활용되고 있습니다. 특히, 디지털화된 문서를 통해 시간과 비용을 절감하고, 업무 효율성을 높이는 데 중점을 두고 있습니다. 홍익대학교는 종이 기반 문서의 한계를 인식하고 이를 극복하기 위한 선제적 조치를 적극적으로 실행해 왔습니다.
행정 전반으로 확산되는 홍익대학교의 디지털 콘텐츠
홍익대학교의 각 부서는 다양한 문서를 e-Book 솔루션으로 변환하여 운영 효율성을 극대화하고 있습니다.
기획처는 홍익대학교 요람과 홍보 브로슈어를 e-Book 형태로 제작하여, 학교의 비전과 주요 정보를 학생과 교직원들에게 효과적으로 전달하고 있습니다. 학사지원팀은 교과과정 책자를 디지털화하여 학생들이 필요한 정보를 손쉽게 접근할 수 있도록 지원합니다. 또한, 신문사는 영자신문(TIDINGS), 홍익웹진, 교지(와우) 등을 e-Book으로 변환함으로써 독자층 확대와 콘텐츠 품질 향상을 동시에 실현했습니다. 입학관리본부는 입시 및 모집요강 자료를 디지털화하여 정보 접근성을 높이고 있으며, 다양한 학과별 홍보 자료와 교수학습지원 자료 역시 e-Book으로 제작되어 공유되고 있습니다.
이 모든 문서들은 대표 홈페이지와 전용 e-Book 플랫폼을 통해 공개되며, 메신저 및 이메일을 활용한 내부 공유로 부서 간 협업도 촉진하고 있습니다.
리프아이티 e-Book 솔루션의 주요 장점
- 효율적인 문서 관리 : 입학관리본부의 입시 자료, 학사지원팀의 교과 자료, 신문사의 홍익웹진 및 교지 등 다양한 문서를 카테고리화하여 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이를 통해 문서 검색과 배포 시간이 획기적으로 단축되었습니다.
- 접근성 향상 : 사용자 친화적인 인터페이스와 반응형 디자인은 PC와 모바일 환경에서 동일한 사용자 경험을 제공합니다. 특히, 모바일 최적화 기능은 학생과 교직원들에게 실시간으로 정보를 전달할 수 있는 기반을 마련했습니다.
- 협업 지원 : 메신저 및 이메일을 활용한 문서 공유로 부서 간 협업이 원활하게 이루어지고 있습니다. 실시간 피드백과 공동 작업 기능은 업무 생산성을 높이는 데 크게 기여합니다.
- 다양한 문서 형식 지원 : 교재, 홍보자료, 신문 등 다양한 형태의 문서를 지원하며, 멀티미디어 요소를 추가할 수 있어 학습 자료와 홍보 콘텐츠의 질을 높입니다.
- 안정적인 서비스 : 대용량 문서를 처리하면서도 빠른 로딩 속도를 제공하여 사용자 경험을 극대화합니다. 시스템의 안정성은 교내 주요 부서들로부터 높은 신뢰를 받고 있습니다.
기술적 우수성
- PDF 기반 최적화 : 원본 PDF를 손쉽게 e-Book으로 변환하며, 고해상도 품질을 유지합니다. 이 과정은 빠르고 효율적으로 이루어져 디지털 자료의 활용도를 높입니다.
- 다양한 부가기능 : 검색, 확대/축소, 목차, 공유 및 페이지 넘김 효과 등 실용적인 기능을 통해 자료 활용도를 높입니다. 특히, 이러한 기능들은 학습 및 업무 자료에 최적화되어 있습니다.
- 클라우드 호스팅 : 클라우드 기반으로 운영되어 언제 어디서나 안정적으로 자료에 접근할 수 있으며, 강력한 데이터 보안 기능을 제공합니다.
- 확장 가능성 : 사용자 요구에 따라 추가 기능을 개발하거나 커스터마이징이 가능하며, 학교의 특정 요구사항을 충족할 맞춤형 솔루션도 제공합니다.
기대 효과 및 성과
홍익대학교는 dePaper Enterprise 도입 이후 문서 관리 및 배포 효율성을 크게 향상시켰습니다. 학생들은 디지털화된 자료를 통해 더욱 편리하게 학습 자료를 활용할 수 있었으며, 교직원은 업무 부담을 줄이고 생산성을 높일 수 있었습니다. 이러한 성과는 홍익대학교의 디지털 전환 전략을 한층 더 강화하며, 학교의 이미지를 현대적으로 개선하고 학생 및 학부모들로부터 높은 신뢰를 얻는 데 기여했습니다.
작성자: (주)리프아이티 ICT사업본부