국내에서 가장 오랜 역사와 전통을 가진 대학 가운데 하나인 성균관대학교는 교육과 연구는 물론 글로벌 경쟁력에서도 꾸준히 높은 평가를 받고 있는 대표적인 대학입니다. 최근에는 연구 경쟁력과 국제적 위상이 더욱 높아지며 국내외 대학 평가에서도 지속적인 상승세를 이어가고 있습니다. 이러한 성과는 교육뿐 아니라 연구, 산학협력, 디지털 혁신을 함께 추진해 온 결과로 평가받고 있습니다.
이처럼 다양한 활동이 이루어지는 대학에서는 매일 새로운 자료가 만들어집니다.
입학 안내부터 학사제도, 연구성과, 행정지침, 대학 소식, 각종 매거진까지 수많은 문서 파일이 지속적으로 발간되기 때문에, 이를 체계적으로 관리하고 누구나 쉽게 접근할 수 있도록 제공하는 환경은 이제 선택이 아닌 필수에 가까워지고 있습니다.
하나의 서비스 안에서 만나는 성균관대학교의 다양한 콘텐츠
성균관대 e-Book 시스템은 대학에서 생산되는 다양한 정보를 카테고리 중심으로 체계적으로 구성하여 누구나 필요한 자료를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 설계되어 있습니다. 입학을 준비하는 수험생부터 재학생, 대학원생, 교직원, 연구자, 동문에 이르기까지 이용 목적이 서로 다른 사용자들도 자신의 필요한 정보를 직관적으로 탐색할 수 있으며, 서로 성격이 다른 콘텐츠 역시 하나의 플랫폼 안에서 자연스럽게 연결됩니다. 또한, 대학에서 지속적으로 발간되는 자료를 일관된 방식으로 관리할 수 있어, 최신 자료뿐 아니라 과거 자료까지 함께 축적되는 디지털 아카이브 역할도 수행합니다.
대표적으로 다음과 같은 콘텐츠들이 e-Book 형태로 제공되고 있습니다.
- 학교소식
- 보도자료
- 대학 주요행사
- 교수 및 연구 자료
- 연구과제
- 연구 지침 및 서식
- 산학협력 자료
- 일반행정
- 일반공지
- 입학안내
- 학적 및 졸업 안내
입학 정보를 찾는 예비 학생은 물론, 학사 업무를 확인하는 재학생, 연구자료를 열람하는 교원과 연구자, 행정 업무를 수행하는 교직원까지 각자의 목적에 맞는 자료를 동일한 서비스 안에서 편리하게 이용할 수 있습니다.
특히 새로운 자료가 지속적으로 추가되더라도 기존 콘텐츠와 동일한 체계로 축적되기 때문에, 시간이 지날수록 대학의 다양한 기록을 체계적으로 보존하는 디지털 아카이브로 발전한다는 점 역시 큰 장점입니다. 이러한 운영 방식은 자료를 찾는 이용자의 편의성을 높이는 것은 물론, 문서를 관리하는 담당자의 업무 효율 향상에도 긍정적인 역할을 합니다.
이처럼 대학에서 발간되는 다양한 성격의 문서 파일을 하나의 플랫폼에서 통합 관리하면 자료의 활용 범위도 크게 넓어집니다.
하나의 자료가 여러 사람에게 활용되는 대학
하나의 문서 파일이라도 예비 입학생은 입학 정보를 확인하고, 재학생은 학사 제도를 참고하며, 교직원은 행정 업무를 수행하고, 연구자는 관련 자료를 찾아보는 등 서로 다른 목적을 가진 이용자들이 함께 활용하게 됩니다. 또한 학과와 대학원, 행정부서, 산학협력단 등 다양한 조직에서 발간되는 자료는 서로 성격이 다르지만, 이용자 입장에서는 모두 '성균관대학교의 공식 정보’라는 하나의 흐름으로 인식됩니다.
이러한 이유로 대학에서는 자료를 개별 게시판에 흩어 놓기보다 하나의 e-Book 서비스 안에서 통합 제공하는 방식이 훨씬 효율적입니다.
- 입학부터 졸업까지 필요한 정보를 하나의 서비스에서 확인할 수 있고
- 학과와 부서를 넘나들며 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있으며
- 최신 자료와 이전 자료를 같은 방식으로 열람할 수 있고
- 다양한 간행물과 안내서를 일관된 사용자 경험으로 제공할 수 있습니다.
정보가 많을수록 이용자는 어디에 자료가 있는지 고민하기보다 필요한 내용을 바로 찾기를 원합니다. 대학 e-Book 서비스는 이러한 정보 접근성을 높여 대학 구성원은 물론 예비 학생과 외부 이용자에게도 보다 편리한 서비스를 제공합니다.
중요한 것은 'e-Book 제작’이 아니라 '지속적인 운영’입니다
대학에서는 홍보 브로슈어 한 권만 발간하는 것이 아니라 입학 안내서, 학사 안내, 동창회보, 연구성과집, 대학 소식지 등 다양한 간행물이 꾸준히 만들어집니다. 문제는 이러한 자료를 발간할 때마다 각각 다른 게시판이나 메뉴에 등록하다 보면 시간이 지날수록 관리가 복잡해지고, 이용자 역시 원하는 자료를 찾기 어려워진다는 점입니다.
리프아이티 dePaper는 문서 파일을 e-Book으로 변환하는 데 그치는게 아니라 다양한 발간물을 하나의 운영 체계 안에서 관리할 수 있도록 설계되어 있어 자료가 늘어날수록 더욱 효율적인 서비스 환경을 제공합니다.
- 하나의 플랫폼에서 다양한 간행물을 통합 관리
- 카테고리 체계를 유지한 채 지속적인 자료 축적
- 제목과 본문을 아우르는 통합 검색 지원
- 기존 서비스 구조를 유지하면서 새로운 자료만 추가
- 웹 기반 제작 환경으로 담당자와 제작 장소의 제약 최소화
- 별도의 제작 PC나 사용자 수 제한 없이 운영 가능
즉, dePaper는 '한 권의 e-Book을 만드는 솔루션’이 아니라 대학 전체의 디지털 발간물을 장기적으로 운영하기 위한 플랫폼입니다.
이러한 운영 방식은 자료가 수백 권, 수천 권으로 늘어난 이후에도 동일한 서비스 품질을 유지할 수 있다는 점에서 대학과 같이 지속적으로 콘텐츠가 생산되는 기관에 특히 적합합니다.
이용자가 체감하는 편의성은 작은 차이에서 시작됩니다
대학 e-Book 시스템은 문서를 열람하는 공간인 동시에 필요한 정보를 얼마나 빠르게 찾을 수 있는지가 더욱 중요합니다.
특히, 입학 시즌이나 학사 일정 변경처럼 많은 이용자가 동시에 자료를 찾는 상황에서는 정보 접근성이 서비스 만족도를 크게 좌우합니다.
dePaper 기반 서비스는 다양한 자료가 축적된 이후에도 일관된 방식으로 정보를 제공할 수 있어 이용자들의 만족도가 높은 편입니다.
- 검색 한 번으로 필요한 자료를 빠르게 찾을 수 있는 점
- 부서별로 흩어진 정보를 하나의 서비스에서 확인할 수 있는 점
- 동일한 URL을 통해 자료를 지속적으로 안내할 수 있는 점
- 최신 자료와 이전 자료를 같은 방식으로 이용할 수 있는 점
- 처음 방문한 이용자도 직관적으로 원하는 카테고리를 찾을 수 있는 점
- 대학에서 발간되는 다양한 간행물을 하나의 서비스 경험으로 이용할 수 있는 점
이처럼 이용자는 복잡한 메뉴를 기억하기보다 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있는 환경을 더 높게 평가하며, 이러한 경험은 대학 홈페이지 전반에 대한 신뢰도와 만족도로 자연스럽게 이어집니다.
솔루션보다 중요한 것은 운영 경험입니다
e-Book 솔루션은 화면만 보고 선택하기 쉽습니다.
하지만 실제 운영을 시작하면 필요한 것은 기능보다 운영 경험입니다.
어떤 자료를 먼저 보여줄지, 검색은 어떻게 구성할지, 홈페이지와 어떻게 연계할지, 담당자가 바뀌어도 쉽게 관리할 수 있을지와 같은 부분은 실제 구축 경험이 쌓여야 비로소 차이가 나타납니다.
리프아이티는 오랜 기간 대학과 공공기관의 다양한 서비스를 구축하고 운영하면서 축적한 경험을 바탕으로 기관별 운영 방식에 맞는 서비스를 제안하고 있습니다.
그래서 dePaper는 단순히 문서를 보여주는 e-Book이 아니라, 기관이 자료를 서비스하는 방식을 함께 설계하는 플랫폼이라고 말씀드릴 수 있습니다.
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작성자 : (주)리프아이티 ICT사업본부