세종특별자치시는 대한민국 행정의 중심지로, 다양한 국가 행정기관이 위치한 전략적인 도시입니다. 정부부처의 세종 이전 이후, 행정 · 홍보 콘텐츠가 급격히 늘어나면서 이를 효율적으로 관리하고 전달할 수 있는 디지털 전환이 절실했습니다. 시청에서 발간하는 간행물, 정책 홍보 책자, 문화 소식지 등은 매년 수십 권 이상 제작되며, 2025년 6월 기준 누적 간행물 수는 966권에 달합니다.
공공기관 문서관리, 왜 디지털 전환이 필요했을까?
공공기관들은 다음과 같은 이유로 기존 종이 기반 문서 관리에 어려움을 겪고 있습니다.
- 매년 새롭게 발간되는 간행물이 인쇄물 형태로만 존재해 시민 접근성이 낮음
- 배포 이후 별도 보관 체계 없이 PDF 파일로만 관리되어 검색이 어려움
- 민원 대응 시 원하는 정보를 찾기까지 많은 시간이 소요됨
- 각 부서별로 문서가 흩어져 있어 누적 관리와 재활용이 어려움
정책홍보팀에서 과거 발간된 시책 리플렛을 활용하려 할 때, 저장된 파일명을 알지 못하면 검색이 어렵고, 종이로만 보관 중일 경우 실물 검색이 필요합니다. 이러한 비효율은 많은 공공기관에서 공통적으로 겪는 현실입니다.
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리프아이티 e-Book 솔루션 도입으로 달라진 점
세종특별자치시는 이러한 문제를 해결하기 위해 리프아이티의 e-Book 솔루션을 도입하였습니다.
[주요 도입 배경]
- 방대한 문서와 간행물을 통합 아카이빙할 수 있는 구조 제공
- 검색, 분류, 열람에 최적화된 웹 기반 인터페이스
- 별도 프로그램 설치 없이 모든 환경에서 즉시 열람 가능
[도입 이후 성과]
- 수시로 발간되는 문서파일을 전자책으로 전환 및 등록
- 이용자별 열람 기록 분석 및 조회수 기반 리포트 제공
- 부서 · 연도 · 분류별 검색 기능 강화로 업무 활용도 향상
- 모바일 환경 완벽 대응으로 시민 접근성 확대
이제 세종특별자치시는 실질적인 “디지털 아카이브 도시”로 자리매김하고 있습니다.
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세종시 전 부서에서 범용적으로 활용되는 e-Book 기술
세종시는 대표 누리집(홈페이지)의 다양한 메뉴에서 발간 자료를 e-Book 형태로 직접 연결하여 제공하고 있습니다. 정책 안내, 문화 행사, 부서별 간행물 등 다양한 콘텐츠를 별도 파일 다운로드 없이 바로 열람할 수 있도록 구성하여 시민 편의성을 높였습니다.
또한, 정보공개가 필요한 경우에는 e-Book 뷰어 내에서 원본 파일(PDF 등)을 다운로드할 수 있는 기능도 제공됩니다. 이 기능은 제작 담당자가 제작 시 또는 제작 이후에 간단한 설정만으로 공개 여부를 선택할 수 있어, 유연하고 효율적인 정보 제공 체계를 지원합니다.
이러한 시스템은 내부 부서 간 협업은 물론, 시민과 외부 이해관계자에게도 높은 만족도를 제공하며, 실사용률 역시 매우 높은 것으로 나타났습니다.
시청 내부에서도 인정받는 성공 사례
세종특별자치시 관계자들 사이에서도 수 년전 구축한 전자도서관 시스템이 지속적으로 활용되며 누적 자료가 아카이브 형태로 축적된 것에 대해 긍정적인 평가가 이어지고 있습니다.
현재는 시청 내에서 가장 핵심적인 웹서비스 중 하나로 자리잡았으며, 이를 통해 시 예산이 매우 효율적으로 사용되었다는 평가도 받고 있습니다. 또한 이 성공사례는 인접 지자체 및 타 중앙부처로도 점차 확산되고 있으며, 공공기관 문서 디지털화의 대표적인 벤치마킹 사례로 주목받고 있습니다.
사용자 관점에서 체감한 변화
✅ 업무 담당자
- 과거 문서 검색 시간이 수 초 이내로 단축
- 파일명이나 저장 위치를 몰라도 키워드 기반 검색 가능
- 타 부서 자료도 통합 관리되어 자료 요청 및 응답 시간 단축
✅ 시민 사용자
- 문화 소식지나 정책 자료를 웹 브라우저에서 즉시 열람
- 책장 넘기기, 목차 이동 등 사용자 친화적 기능으로 가독성 향상
- 소셜 미디어 공유 기능으로 정보 전달력 확대
✅ 행정 전반 효과
- 업무 효율성 대폭 향상, 정보 활용도 증가
- 간행물의 홍보 효과 및 재사용 가치 상승
- 정보 제공의 접근성 및 형평성 실현
현장 담당자의 피드백
“간행물 등록은 전혀 어렵지 않고 매우 간편합니다. 검색 기능이 강력해서 업무 효율이 올라갔고, 시민 반응도 매우 긍정적입니다. PC든 모바일이든 책장을 넘기듯 열람이 가능하다는 점이 특히 만족스럽습니다.”
— 세종특별자치시 대변인실
문서 디지털화, 지금이 시작할 때
세종특별자치시의 사례는, 문서를 축적해온 기관이라면 누구나 공감할 만한 현실적인 문제를 해결한 대표 사례입니다. 리프아이티의 e-Book 솔루션은 문서 디지털화, 디지털 아카이브 구축, 전자출판 시스템을 필요로 하는 기관에 매우 적합하며, 사용자의 입장에서 설계된 직관적 인터페이스로 실질적인 업무 편의를 제공합니다.
앞으로도 리프아이티는 다양한 지자체 및 공공기관과 함께, 디지털 전환의 성공적인 모델을 지속적으로 공유하고 확산시켜 나가겠습니다.
작성자 : (주)리프아이티 ICT사업본부