자치단체에서 새로운 e-Book 서비스를 구축하려고 하면 가장 먼저 떠오르는 질문이 있습니다.
“어떤 솔루션을 선택해야 하지?”
하지만 실제 프로젝트를 진행해 보면, 솔루션을 선정하는 것보다 더 중요한 과정이 있습니다.
바로 무엇을 서비스할 것인지, 어떻게 운영할 것인지, 앞으로 어떤 방향으로 확장할 것인지를 먼저 정하는 일입니다.
실제로 많은 구축 프로젝트는 기술적인 문제보다 기획 단계에서 방향을 충분히 정하지 못해 시간이 지연되거나, 구축 이후 원하는 형태로 운영하지 못하는 경우가 적지 않습니다.
이 글에서는 자치단체 담당자가 e-Book 구축을 처음 검토할 때 어떤 부분부터 준비해야 하는지, 실무 관점에서 하나씩 살펴보겠습니다.
먼저 다른 자치단체를 충분히 벤치마킹하세요
가장 좋은 출발점은 이미 운영 중인 다른 자치단체의 e-Book 서비스를 살펴보는 것입니다.
단순히 화면 디자인을 보는 것이 아니라 다음과 같은 부분을 함께 확인해 보시기 바랍니다.
- 어떤 종류의 문서를 서비스하고 있는가
- 메인 화면에서 어떤 자료를 우선 노출하는가
- 이용자는 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있는가
- 검색 기능은 어떻게 구성되어 있는가
- 모바일에서도 이용하기 편리한가
- 자료가 꾸준히 업데이트되고 있는가
벤치마킹을 하다 보면 생각보다 다양한 운영 방식을 발견할 수 있습니다.
어떤 기관은 시정소식지 중심으로 운영하기도 하고, 어떤 기관은 백서 · 연구자료 · 정책자료를 아카이브 형태로 관리하기도 합니다. 또 관광 안내서, 문화행사 자료, 의회 자료, 통계 자료까지 하나의 서비스에서 제공하는 사례도 있습니다.
이 과정을 거치면 우리 기관에 필요한 방향도 훨씬 명확해집니다.
| 광역 / 지방자치단체 | 벤치마킹 포인트 |
|---|---|
| 부산광역시 | 다양한 행정 발간물과 체계적인 카테고리 구성 |
| 세종특별자치시 | 업무자료와 시민 대상 콘텐츠의 균형 있는 운영 |
| 전북특별자치도 | 도정자료, 홍보자료, 문화자료를 통합 관리하는 구조 |
| 경상남도 | 관광 · 행정 · 통계자료를 함께 제공하는 아카이브 |
| 청주시 | 시민신문 중심의 정기간행물 운영 사례 |
| 화성특례시 | 시정소식과 생활정보를 지속적으로 발행하는 구조 |
| 거제시 | 다국어 생활정보와 행정자료를 함께 제공하는 사례 |
우리 기관에서는 어떤 문서가 만들어지고 있을까요?
많은 기관이 의외로 놓치는 부분입니다. 막상 e-Book 구축을 시작하려고 하면,
“서비스할 문서를 모아 주세요.”
라는 요청에 예상보다 많은 시간이 소요됩니다. 그 이유는 기관 내부에서도 어떤 문서가 어느 부서에서 생산되는지 한눈에 정리되어 있지 않은 경우가 많기 때문입니다. 먼저 부서별로 발간되는 자료를 정리해 보시기 바랍니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
- 시정소식지
- 백서
- 정책자료
- 통계자료
- 관광 안내서
- 의회 자료
- 예산서
여기에 더해 다음 항목도 함께 확인하면 좋습니다.
- 정기적으로 발간되는 문서인지
- 일회성 자료인지
- 앞으로도 계속 생산될 자료인지
- 현재 홈페이지에서 어떤 방식으로 제공되고 있는지
이 작업만으로도 앞으로 구축할 서비스의 전체 규모를 상당 부분 예측할 수 있습니다.
모든 문서를 한 번에 구축하려고 하지 마세요
처음부터 모든 자료를 디지털화하려고 하면 프로젝트가 길어질 가능성이 높습니다.
오히려 활용도가 높은 자료부터 시작하는 것이 효과적입니다. 우선순위를 정하는 기준은 비교적 명확합니다.
- 시민들이 가장 많이 찾는 자료
- 정기적으로 발간되는 자료
- 검색 수요가 높은 자료
- 장기적으로 계속 관리할 자료
예를 들어
- 시정소식지
- 정책자료
- 백서
- 관광 안내서
등을 먼저 구축한 뒤, 이후 다른 자료를 순차적으로 추가하는 방식이 운영 측면에서도 부담이 적습니다.
e-Book 서비스는 한 번 구축하고 끝나는 프로젝트가 아니라 지속적으로 콘텐츠가 쌓이는 서비스라는 점을 고려해야 합니다.
문서를 어떻게 분류할 것인지 먼저 설계하세요
검색 기능도 중요하지만, 이용자는 검색보다 메뉴를 통해 자료를 찾는 경우도 많습니다. 따라서 문서를 어떻게 분류할 것인지가 매우 중요합니다. 대표적인 분류 방법은 다음과 같습니다.
- 분야별
- 부서별
- 발행 연도별
- 사업별
- 발행 기관별
- 정책 분야별
여기에 기관 특성에 맞는 분류 체계를 추가하면 이용자는 원하는 자료를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
예를 들어 문화 관련 자료를 찾는 이용자와 도시계획 자료를 찾는 이용자의 접근 방식은 전혀 다를 수 있습니다. 처음부터 확장 가능한 구조를 설계하면 자료가 수천 권으로 늘어나더라도 관리가 훨씬 수월해집니다.
대표 홈페이지와 어떻게 연계할 것인지도 중요합니다
e-Book 서비스는 별도의 사이트처럼 보일 수 있지만, 실제로는 기관 홈페이지와 함께 운영되는 경우가 대부분입니다.
따라서 구축 전에 다음 사항을 함께 검토하는 것이 좋습니다.
- 대표 홈페이지에서 어떻게 연결할 것인지
- 기존 게시판과 어떻게 연계할 것인지
- 별도의 아카이브를 구성할 것인지
- 검색 결과가 서로 연결될 필요는 없는지
이러한 부분은 구축 이후 변경하려면 비용과 시간이 더 많이 소요될 수 있으므로 기획 단계에서 함께 검토하는 것이 좋습니다.
구축 이후 운영 방식까지 함께 계획하세요
e-Book 구축은 시작일 뿐입니다. 서비스를 오랫동안 안정적으로 운영하기 위해서는 구축 단계부터 운영 방안까지 함께 준비해야 합니다.
처음에는 수십 권의 자료로 시작하더라도 시간이 지나면 수백, 수천 권의 문서가 누적될 수 있습니다. 담당자가 변경되거나 조직이 개편되더라도 동일한 기준으로 문서를 등록하고 관리할 수 있는 운영 체계를 마련해 두는 것이 중요합니다.
다음과 같은 질문에 미리 답해보시기 바랍니다.
- 신규 문서는 누가 등록할 것인가?
- 발간 후 등록까지 얼마나 걸릴 것인가?
- 연간 몇 권 정도의 문서가 추가될 것인가?
- 운영 담당 부서는 어디인가?
- 기존 자료는 어떤 기준으로 보관할 것인가?
- 연도별 발간물은 어떻게 관리할 것인가?
- 문서 수정이나 교체가 필요한 경우 절차는 어떻게 할 것인가?
- 장기적으로 디지털 아카이브를 어떤 방향으로 확장할 것인가?
운영 기준이 명확할수록 담당자가 변경되더라도 서비스 품질을 안정적으로 유지할 수 있으며, 발간물이 늘어나더라도 체계적인 관리가 가능합니다.
솔루션은 누구나 쉽게 사용할 수 있어야 합니다
e-Book 솔루션은 구축보다 운영 기간이 훨씬 길기 때문에 얼마나 쉽게 사용할 수 있는지도 반드시 확인해야 합니다.
공공기관에서는 담당자가 바뀌는 일이 흔합니다. 인사이동이나 조직 개편으로 운영 담당자가 변경되더라도 별도의 교육 없이 업무를 이어갈 수 있어야 안정적인 운영이 가능합니다.
반대로 e-Book 제작 과정이 복잡하거나 교육이 필요한 솔루션이라면 일부 담당자만 사용할 수 있는 시스템이 되기 쉽습니다. 결국 특정 담당자에게 업무가 집중되거나, 시간이 지나면서 활용도가 떨어져 구축해 놓고도 제대로 사용하지 못하는 사례가 발생할 수 있습니다.
또한 e-Book은 특정 부서만 사용하는 시스템이 아닙니다. 홍보, 기획, 관광, 문화, 복지, 환경, 교육 등 다양한 부서에서 발간하는 자료를 함께 서비스하는 경우가 많기 때문에 기관 전체가 자유롭게 활용할 수 있는 환경이 중요합니다.
솔루션을 검토할 때는 다음과 같은 사항도 함께 확인해 보시기 바랍니다.
- 별도의 전문 교육 없이 제작할 수 있는가
- 제작 과정이 직관적이고 간단한가
- 담당자가 변경되어도 쉽게 인수인계할 수 있는가
- 제작자 수에 제한 없이 여러 부서에서 함께 사용할 수 있는가
- 프로그램 설치 없이 웹 브라우저만으로 사용할 수 있는가
- 사용자 수가 아닌 기관 단위의 사이트 라이선스를 제공하는가
e-Book은 한 명의 담당자가 사용하는 프로그램이 아니라 기관 전체가 함께 활용하는 플랫폼입니다.
누구나 쉽게 제작하고 관리할 수 있어야 활용도가 높아지고,
특정 담당자에게 의존하지 않는 지속 가능한 운영 환경을 만들 수 있습니다.
시간이 지날수록 더 큰 가치를 만드는 디지털 자산
e-Book 서비스는 구축이 완료되는 순간보다 시간이 흐를수록 그 가치가 더욱 커집니다.
처음에는 시정소식지나 백서, 정책자료 등 일부 발간물을 제공하는 것으로 시작하지만, 매년 새로운 자료가 추가되면서 기관만의 디지털 아카이브가 자연스럽게 완성됩니다. 시민은 과거 자료부터 최신 자료까지 하나의 서비스에서 쉽게 찾아볼 수 있고, 기관 역시 발간물을 체계적으로 관리할 수 있는 기반을 갖추게 됩니다.
이처럼 축적된 자료는 보관되는 것에 그치지 않습니다. 필요한 정보를 빠르게 검색하고, 과거 정책이나 사업 자료를 손쉽게 확인할 수 있어 행정의 연속성과 정보 활용성을 높이는 데에도 도움이 됩니다. 또한 동일하거나 유사한 자료를 반복 제작하는 일을 줄이고, 기관이 생산한 지식과 기록을 장기적으로 보존하는 역할도 수행합니다.
최근에는 AI 기술의 발전과 함께 기관이 보유한 디지털 콘텐츠의 중요성이 더욱 커지고 있습니다. 텍스트를 검색할 수 있고 구조화된 형태로 관리되는 발간물은 향후 AI 기반 검색 서비스나 지식 활용 환경을 구축하는 데에도 중요한 기반이 될 수 있습니다.
결국 e-Book은 올해 발간한 문서를 보여주기 위한 서비스가 아니라, 기관의 기록과 지식을 축적하고 미래까지 활용할 수 있도록 만드는 장기적인 디지털 자산이라고 할 수 있습니다.
구축 전 체크리스트
프로젝트를 시작하기 전에 아래 항목을 점검해 보시기 바랍니다.
☑ 운영 중인 다른 자치단체 사례를 충분히 검토했는가?
☑ 우리 기관에서 생산되는 문서를 부서별로 조사했는가?
☑ 어떤 자료부터 구축할지 우선순위를 정했는가?
☑ 앞으로도 계속 발간될 자료를 고려했는가?
☑ 문서 분류 체계를 설계했는가?
☑ 대표 홈페이지와의 연계 방안을 검토했는가?
☑ 구축 이후 운영 절차까지 준비했는가?
광역/지방자치단체 e-Book 솔루션, 리프아이티가 제안하는 기준
e-Book 솔루션은 단순하게 문서를 보여주는 프로그램이 아니라, 기관이 생산하는 다양한 발간물을 오랫동안 관리하고 활용하기 위한 기반이 되어야 합니다. 따라서 구축 경험뿐만 아니라 운영 방식, 제작 편의성, 확장성, 사용자 경험까지 함께 고려하여 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.
리프아이티는 이러한 실무 환경을 바탕으로 e-Book 솔루션을 설계해 왔습니다.
- 다양한 자치단체와 공공기관 구축 경험
- 누구나 쉽게 사용할 수 있는 웹 기반 제작 환경
- 기관 전체가 활용할 수 있는 사이트 라이선스 정책
- 지속적인 발간물 관리에 적합한 디지털 아카이브 구조
- 모바일 환경과 다양한 디바이스를 고려한 사용자 경험
- 장기적인 운영과 확장을 고려한 안정적인 시스템
리프아이티는 구축 이후에도 발간물이 지속적으로 축적되고, 기관의 디지털 자산으로 활용될 수 있도록 운영 환경까지 함께 고민하며 솔루션을 발전시켜 왔습니다.
자치단체 e-Book 구축을 검토하고 계신다면 기능만 비교하기보다 우리 기관이 앞으로도 오랫동안 안정적으로 운영할 수 있는 환경인지를 함께 살펴보시기 바랍니다. 그것이 구축 이후 만족도를 결정하는 가장 중요한 기준이 될 수 있습니다.
기관에 적합한 e-Book 구축 방안을 검토하고 계신다면 언제든지 리프아이티로 문의해 주시기 바랍니다.
Keywords
자치단체 e-Book, 공공기관 e-Book, e-Book 구축, e-Book 솔루션, 전자책 솔루션, 전자도서관, 디지털 아카이브, 문서관리시스템, EDMS, 리프아이티
함께 보면 좋은 콘텐츠
- 공공기관 · 대학교 e-Book 구축 사례 모아보기
- e-Book 서비스와 구축형 솔루션의 차이 알아보기
- 우리 기관에 맞는 e-Book 구축 방식 살펴보기
- 실제 운영 중인 e-Book 서비스 둘러보기
- 보유 문서파일로 무료 e-Book 샘플 제작 신청하기
작성자 : (주)리프아이티 ICT사업본부